Digitales Büro

Der Begriff der „Digitalisierung“ ist im deutschen Sprachgebrauch sehr allgemein. Unter „Digitalisierung“ wird die zunehmende Verbreitung computerbasierter Technologien sowie des Internets in allen Bereichen des Alltags verstanden.

Digitalisierung im Büro ist der Prozess zur Schaffung von Arbeitswelten, in denen alle Unternehmensprozesse digital, das heißt mit computerbasierten Technologien, stattfinden können.

Die Arbeitswelt 4.0 oder auch Arbeiten 4.0. genannt beschreibt die aktuelle vierte Phase der industriellen Revolution. Die Transformation der Arbeitswelt im digitalen Zeitalter. Im Fokus steht die Digitalisierung, die Automatisierung manueller Arbeit und die Umgestaltung der menschlichen Arbeit durch Computer.

Unter Arbeitsplatz 4.0. versteht man im Zusammenhang mit Arbeitswelt 4.0. und Arbeiten 4.0. den Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter. Dies ist ein flexibler und ortsunabhängiger Arbeitsplatz, von welchem man sich mithilfe von digitalen Tools von überall auf der Welt zuschalten kann.

Der „hybride Multispace“ hat sich aus dem „Multispace Büro“ entwickelt. Das Multi Space Büro ist eine Entwicklung des letzten Jahrzehnts. Es bezeichnet einen offenen Büroraum ohne feste Arbeitsplätze, aber mit verschiedenen Arbeitszonen, die unterschiedliche Arbeitsweisen zulassen. Je nach individuellen Präferenzen und Tätigkeiten können Mitarbeiter sich dort einen geeigneten Arbeitsplatz einrichten.

Ein „hybrides Multi Space Büro“ ist ein „Multi Space Büro“, was ein Arbeiten im Büro und ein Arbeiten aus dem Homeoffice (und von sonst überall auf der Welt) verbindet. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es mehr Orte für Videokonferenzen und ein digital vernetztes Arbeiten bietet. Darüber hinaus geht diese Büroform mehr auf unterschiedliche Bedürfnisse der Mitarbeiter ein.

Der Begriff papierloses Büro definiert die Einsparung auf papiergebundene Dokumente und macht sich die digitalen Lösungen zu Nutzen. Vorteile eines papierlosen Büros sind Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz.

Die Digitalisierung begann mit der Erfindung von Mikroprozessoren in den 70er-Jahren. Als Meilenstein der Digitalisierung gilt häufig die Erfindung der speicherprogrammierten Steuerung im Jahr 1969, mit der Maschinen erstmalig „digital“ wurden. Als der 5150 Personal Computer im Jahr 1981 auf den Markt kam, wurde dieser auch erstmals in Büroräumlichkeiten eingesetzt. Seither schreitet die Digitalisierung im Büro stetig voran.

_ Wie kann ich mein Büro digitalisieren?
Wenn sie ihr Büro dem digitalen Zeitalter anpassen wollen, sollten sie im groben, folgende Dinge tun:

• Verfügung stellen von Computer mit Internetverbindung
• Papierloses Arbeiten und Dokumente digital zugänglich machen
• Flexible Arbeitsplätze und Arbeitsorte
• Umstrukturierung der Bürofläche mit Orten zur Kommunikation und Konzentration

Lassen Sie sich hierzu gerne noch von den Experten von büroform beraten.

Die Digitalisierung im Büro ist wichtig, da sie effizientes Arbeiten ermöglicht sowie Arbeitsprozesse und Kommunikation vereinfacht. Darüber hinaus spart die Digitalisierung gerade im Office Bereich Unmengen an Ressourcen.

Die Vorteile der Digitalisierung des Büros sind:

• Flexibilität: Mitarbeiter können von jedem Ort auf der Welt ausarbeiten.
• Effizienz: Arbeitsprozesse werden optimiert und automatisiert und sind dadurch schneller.
• Ressourcenschonung: Durch digitales Arbeiten wird weniger Papier verbraucht
• Innovation: Arbeitsprozesse sind schneller, das heißt, dass Innovationen auch schneller voranschreiten können.
• Kostenersparnis: Durch das Arbeiten von überall können Büroflächen kleiner sein und Mieten gespart werden.

Die Nachteile der Digitalisierung im Büro sind:

• Das Risiko von Cyberattacken steigt
• Diverse Arbeitsplätze werden durch digitale Prozesse abgelöst

Die Herausforderungen und Schwierigkeiten bei der Digitalisierung von Büros sind unter anderen:

• Unternehmen haben oft Sicherheitsbedenken und stellen daher nicht komplett auf reine digitale Prozesse um
• Mitarbeiter haben oft den Wunsch, etwas „analoges“ in der Hand zu halten und sträuben sich
  gerne vor dem papierlosen Büro
• Nicht alle Mitarbeiter sind sogenannte „Digital Natives“ (Personen, die mit digitalen Technologien aufgewachsen sind) und verfügen daher nicht über das nötige Wissen im Umgang mit Computern.
• Allgemeiner Widerstand seitens der Mitarbeiter in Bezug auf Veränderungen
• Schwierigkeiten bei der Koordination der Digitalisierung
• Hoher Zeit- und Kostenaufwand
• Teure Digitalisierungsschulungen 
• Die Büroflächen sind räumlich nicht auf die Digitalisierung eingestellt und machen die Transformation zum „digitalen Büro“ schwerer

Laut einer Betriebs- und Beschäftigtenbefragung zur Digitalisierung am Arbeitsplatz vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales, nutzen ein Großteil der Befragten digitale Informations- und Kommunikationstechnologien. Zu bemerken gibt es hier, dass mit dem Anstieg des Bildungsgrades auch die Nutzung digitaler Informations- und Kommunikationstechnologien ansteigt. 

Zum Thema Digitalisierung im Büro gibt es bereits zahlreiche Studien mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Forschungsfragestellungen. Wenn Sie sich weiter für das Thema interessieren, haben wir Ihnen ein paar interessante Studien herausgesucht:

• Bericht zur Digitalisierung am Arbeitsplatz vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales
• Herausforderungen der Digitalisierung für die Zukunft der Arbeitswelt der Universität Mannheim
• Auswirkungen der Digitalisierung der Arbeitswelt auf die Erwerbstätigkeit von Frauen vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales
• Digitaler Stress in Deutschland, eine Befragung von Erwerbstätigen zu Belastung und Beanspruchung durch Arbeit mit digitalen Technologien der Universität Augsburg und der Hans Böckler Stiftung

Die Digitalisierung im Büro bedeutet für Büroräumlichkeiten, dass auch diese sich, den digitalen Prozessen entsprechend wandeln müssen. Dies begann bereits mit der Verwendung von Computern in den 1980er-Jahren und wird seit der Pandemie verstärkt mit flexiblen Arbeitsorten von überall fortgesetzt.
Wenn auch Sie ihre Büroräumlichkeiten dem digitalen Zeitalter entsprechend umplanen wollen, empfiehlt es sich, den richtigen Partner wie das Team von büroform zur Unterstützung heranzuziehen. büroform berät Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend und unterstützt Sie von der Analyse bis zur Umsetzung ganzheitlich bei Ihrem Projekt. Nehmen Sie direkt Kontakt auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

Wenn sie ihr Büro für digitales Arbeiten optimieren möchten, sollten sie einen „hybriden Multispace“ schaffen. Ein „hybrider Multi Space“ ist ein Ort, der Arbeiten im Büro und Arbeiten aus dem Homeoffice verbindet. Er zeichnet sich dadurch aus, dass es mehr Orte für Videokonferenzen und ein digital vernetztes Arbeiten bietet. Darüber hinaus geht diese Büroform auf unterschiedliche Bedürfnisse der Mitarbeiter ein.

Für Laien ist es jedoch kaum möglich, einen langfristig funktionierenden „hybriden Multispace“ für digitales Arbeiten zu schaffen. Es empfiehlt sich daher, Experten wie das Team von büroform zur Unterstützung heranzuholen. Nehmen Sie direkt Kontakt auf und lassen sie sich unverbindlich beraten.

Das Team von büroform ist beim Thema „Digitalisierung im Büro“ genau der richtige Partner. büroform hat Jahrzehnte lange Erfahrung in der Büroraumplanung und ist Experte, wenn es darum geht, Büroflächen dem digitalen Zeitalter anzupassen. Wenn auch Sie wollen, dass Ihre Büroräumlichkeiten endlich der digitalen Arbeitswelt gerecht werden, nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf uns lassen Sie sich unverbindlich beraten.