Papierloses Büro Schwäbisch Gmünd

Einst waren Aktenordner, 1886 in Bonn erfunden, das Symbol für die Arbeit im Büro. Mitarbeiter saßen oft eingerahmt von ihnen an ihren Schreibtischen, welche zusätzlich mit Post-Its übersäht waren. Diese Zeiten haben sich jedoch gewandelt. Die Digitalisierung im Büro hat das Arbeiten maßgeblich verändert und hat auch das Arbeiten mit Papier und Aktenordner obsolet gemacht. Obwohl ein Papierloses Büro Schwäbisch Gmünd der erste Schritt zum digitalen Unternehmen der Zukunft ist und die Möglichkeit bietet, dank moderner Technik Kosten zu senken und Ressourcen zu sparen, halten viele Unternehmen an „ihrem Papier“ fest. Studien haben herausgefunden, dass in Deutschland lediglich 18% der Unternehmen komplett papierlos agieren und jeder Deutsche im Jahr rund 244 Kilo Papier verbraucht. Ein Grauen, wenn man an unsere Umwelt denkt. Wussten Sie beispielsweise, dass für die Herstellung eines DIN A4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt werden? Darüber hinaus schätzt das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner, dass Unternehmen 1 bis 3 % ihres Umsatzes für das Drucken von Dokumenten ausgeben. Hinzu kommen indirekte Kosten, da papierbasierte Prozesse Zeiträuber sind, laut des IDC-Whitepaper führt Papier zu rund 21 % Geschäftsverlust! Das Büro digitalisieren und papierlose Prozesse zu fördern, bietet folglich zahlreiche Vorteile:

• Produktivitätssteigerung: Umständliche Arbeitsprozesse mit Papier werden umgangen und einfacherer Zugriff und Weitergabe von Daten.
• Kostensenkung von Speicherkosten, Kopier- und Druckkosten, Kosten von Geschäftsprozessen und Sicherheits- und Datenwiederherstellungskosten
• Mehr Sicherheit durch Dokumentenverschlüsselung
• Umweltbewusstsein
• Erhöhung der Nachhaltigkeit
• Zugriff der Daten von überall

Obwohl die „Papierloses Büro Schwäbisch Gmünd Vorteile“ klar auf der Hand liegen, ist es für Unternehmen oft schwer, sich „vom Papier zu lösen“. Hindernisse sind unter anderen:

• Strukturen müssen im Unternehmen bereits vorhanden sein oder aufwendig geschaffen werden, um die „Befreiung vom Papier“ zu gewährleisten
• Mitarbeiter und Führungsebene müssen für die digitalen Abläufe offen sein und diese auch im Alltag umsetzten
• Das digitale Wissen zum papierlosen Büro ist oft nicht ausreichend. Es fehlt an digitalen Weiterbildungen für das papierlose Arbeiten.
• Die Qualität elektronischer Datenträger ist vielerorts nicht ausreichend, sodass auf Papier zurückgegriffen werden muss.

Wie sieht jedoch ein Papierloses Büro Schwäbisch Gmünd aus? Wenn der Transformationsprozess zum papierlosen und digitalen Büro begonnen wird, müssen auch die Büroräumlichkeiten an diese Anforderungen angepasst werden. Diese Unterschiede wie weniger Stauraum und mehr Flächen zur digitalen Kommunikation scheinen zunächst marginal, sind jedoch auf dem Weg zum papierlosen Büro absolut essenziell. Wer seine Prozesse im Büro umstellt, sollte auch sichergehen, dass die Räumlichkeiten diesen Prozessen gewachsen sind.

Das Team von büroform hat über zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Büroraumplanung und kann Sie perfekt dabei unterstützen, wenn es darum geht, Ihre Räumlichkeiten an papierloses Arbeiten anzupassen. Nehmen Sie direkt Kontakt auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

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